Memo là gì? Bên cạnh Email thì Memo cũng là phương thức liên lạc phổ biến trong kinh doanh. Vậy so với Email, Memo có những tính năng gì nổi bật hơn không? Cách sử dụng công cụ liên lạc này như thế nào sẽ mang lại hiệu quả cao? Mọi thắc mắc sẽ được Viết Bài Xuyên Việt giải đáp qua bài viết sau.
Mục lục
1. Memo là gì?
Memo, tiếng Việt có nghĩa là bản ghi nhớ, sổ ghi nhớ hay sự nhắc nhở. Người ta sử dụng công cụ này để liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, các tổ chức. Công dụng chính của Memo là giúp mọi người trao đổi công việc, việc kinh doanh hiệu quả. Nếu email có tùy chọn gửi tin nhắn cho một hoặc nhiều người thì memo thực hiện gửi tin nhắn cho nhiều thành viên.
Thông thường khi cần thông báo điều gì đó trong toàn bộ phận hay công ty, người ta sử dụng memo sẽ tiện lợi hơn. Đó cũng là một trong những ưu điểm của memo so với những công cụ gửi tin nhắn khác.
2. Cấu trúc cơ bản của Memo có những gì?
Cấu trúc của memo có những gì khác so với email thông thường không? Cùng tìm hiểu xem nhé.
a. Phần tiêu đề
Khi muốn thông báo điều gì đó đến toàn bộ nhân viên thì người dùng thường gắn nhãn “Memorandum” có nghĩa là thông báo. Nhìn vào đó người đọc biết được chủ đề chính của tin nhắn gửi đến là gì.
Trong các phần tiếp theo người viết thông báo cần nêu rõ các thông tin:
- To (Người nhận thông báo).
- From (Người gửi thông báo).
- Date (Ngày tháng thông báo).
- Subject (Chủ đề chính).
b. Đoạn đầu
Yêu cầu cơ bản của một memo đó là ngắn gọn, súc tích, cung cấp đủ thông tin cần thiết. Trong đoạn đầu tiên sau phần tiêu đề người viết có thể nêu thẳng mục đích thông báo là gì. Ví dụ như “Tôi viết để thông báo đến mọi người” hoặc “Tôi viết để yêu cầu toàn bộ mọi người”…
Để có một bản memo chuyên nghiệp thì nêu ra mục đích thông báo đầu tiên là cần thiết. Các phần sau sẽ đi sâu vào lý do, các thông tin liên quan khác.
c. Đoạn thứ hai
Thông thường ở đoạn này sẽ nêu ra những lý do cụ thể cho thông báo. Đó có thể là bối cảnh, nguyên nhân dẫn đến việc có thông báo này. Thông tin đưa ra này cũng giúp mọi người hiểu rõ hơn về sự việc.
d. Đoạn thứ ba
Ở đoạn này người viết sẽ đưa ra những yêu cầu cụ thể. Ví dụ yêu cầu từng nhân viên, từng bộ phận nên làm gì. Nếu là một bản thông báo, thì qua 2 đoạn trên người viết đã nêu ra hết nội dung chính, ở phần cuối có thể chốt bằng một câu khích lệ, động viên. Còn nếu là thư yêu cầu thì có thể thêm một câu kết “Mọi thắc mắc hãy liên hệ với ABC để được giải đáp”.
Cấu trúc cơ bản của một memo chính là như vậy. Mọi người có thể tham khảo qua vài ví dụ viết memo để áp dụng hiệu quả nhé.
3. Những lưu ý quan trọng khi viết Memo
Memo được sử dụng phổ biến trong công việc nên ngôn từ, hình thức sẽ có phần lịch sự, trang trọng. Có vài điều cần lưu ý khi viết memo chính là:
a. Câu chữ rõ ràng
Một bản memo chuyên nghiệp cần trình bày rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu. Thông tin người viết muốn truyền tải phải được thể hiện rõ và theo logic. Hạn chế sử dụng các dạng câu cú ẩn dụ, hoán dụ, câu từ dễ gây hiểu lầm hoặc thiếu rõ ràng.
b. Diễn đạt ngắn gọn
Một yêu cầu khác khi viết memo chính là ngắn gọn. Hạn chế việc sử dụng các cấu quá dài dòng để diễn đạt ý chính. Muốn người đọc nắm bắt vấn đề gì nhanh chóng thì nên sử dụng câu ngắn gọn và dễ hiểu để thông báo.
c. Chính tả
Mà để người đọc nắm bắt được ngay thông tin chính thì yêu cầu người viết không mắc lỗi chính tả. Đôi khi chỉ vì sai lỗi chính tả nhỏ có thể ảnh hưởng đến nội dung truyền đạt.
d. Bố cục đầy đủ
Phần ở trên bài viết đã giới thiệu bố cục cụ thể của một bản memo là gì. Mọi người hãy dựa vào đó để soạn thảo các bản memo phù hợp. Với bất cứ bản memo nào, sau khi thông báo nội dung chính cần có lý do hoặc bối cảnh kèm theo. Phần thông tin này sẽ giúp người đọc hiểu hơn về vấn đề.
e. Không lạc đề
Hãy luôn ghi nhớ rằng tiêu chí viết memo là ngắn gọn và rõ ràng. Sau khi đã nêu ra những thông tin chính và cần thiết nhất, người viết có thể kết thúc bản memo. Ở phần kết luôn có những dòng như cảm ơn người đọc hay khích lệ, động viên người đọc làm theo.
Và một trong những lưu ý quan trọng là không được bỏ quên phần tiêu đề nhé. Hãy cung cấp đủ thông tin người gửi, người nhận, chủ đề của bản memo. Kèm theo đó là ngày tháng thực hiện.
4. Kết luận
Bài viết đã giải đáp rõ Memo là gì và công dụng như thế nào. Có thể thấy đây là công cụ hỗ trợ công việc kinh doanh hiệu quả. Hãy tham khảo chi tiết hơn về cách viết memo đúng chuẩn để áp dụng khi cần nhé.
