PDCA là gì? Quá trình hoạt động của PDCA

PDCA là công cụ quản lý hiệu quả đang được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Chu trình này giúp cho doanh nghiệp chạm tay đến với mục tiêu của mình hơn đồng thời đảm bảo sự cải tiến không ngừng. Vậy PDCA là gì? Quá trình hoạt động của PDCA ra sao? Hãy cùng Viết Bài Xuyên Việt tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu PDCA là gì?

PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cụm từ P-D-C-A là viết tắt của:

• Plan – Lập kế hoạch;
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA ?

 Các công ty mong muốn cải thiện quy trình vận hành của họ thường triển khai PDCA để tối thiểu hoá sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ.

Cụ thể, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp bạn:

• Bắt đầu một quy trình/ dự án mới 
• Cải tiến của một quy trình có sẵn
• Xác định một quy trình làm việc lặp đi lặp lại
• Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác định các ưu tiên trong kinh doanh
• Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra tắc nghẽn/ sai sót trong quy trình vận hành
• Hoặc bất cứ quy trình nào hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA có thể đòi hỏi tương đối thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, nó sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết một vấn đề khẩn cấp hoặc các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Như đã đề cập tới trước đó, chu trình PDCA gồm 4 thành phần cũng chính là 4 bước cốt lõi cần áp dụng để quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể như sau: 

Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau: 

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa. 
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch. 
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra. 
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.

Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai. 

Xem Thêm >>

• Infusionsoft là gì? Tính năng nổi bật của Infusionsoft
• Addon Domain là gì? Cách tạo hoặc loại bỏ Addon Domain

Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch. 

Đồng thời, việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp. 

Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhập lại các thông tin này lại vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai. 

Sự khác biệt giữa PDCA và DMAIC

Khái niệm

• PDCA là mô hình bốn giai đoạn lặp đi lặp lại được sử dụng với mục đích cải tiến liên tục trong quản lý.
• DMAIC là chu trình cải tiến dựa trên dữ liệu nhằm tăng cường, cải thiện và ổn định quy trình kinh doanh 5 giai đoạn: Xác định (Define), đo lường (Measure), phân tích (Analyze), cải thiện (Improve) và kiểm soát (Control).

Thời điểm xuất hiện

• PDCA xuất hiện từ năm 1950.
• DMAIC lần đầu được biết đến vào năm 1980.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM >> Dịch vụ viết bài chuẩn SEO hỗ trợ 24/7

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM >> Dịch vụ quản trị website chuyên nghiệp

Sử dụng

• PDCA được sử dụng chủ yếu với kỹ thuật Kaizeb của Nhật Bản.
• DMAIC là một phần không thể thiếu của Six Sigma.

Mặc dù có sự khác biệt nhưng cả PDCA và DMAIC đều được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh như: Sản xuất, quản lý chuỗi ứng dụng, quản lý nguồn nhân lực… để doanh nghiệp có những cải tiến chất lượng và giúp tăng cường hiệu suất.

Kết luận

Với những chia sẻ trên của Viết Bài Xuyên Việt bạn đọc đã nắm được khái niệm PDCA là gì? Đồng thời cũng nắm rõ những quá trình hoạt động của PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.